Smernice, ustanovenia, normy. Samé papiere, veľa textu, nikto sa v nich skoro nevyzná. Každý z nás sa počas života stretol so smernicami, ktoré obsahovali rôzne pokyny či iné dlhé texty plné odkazov na zákony a ďalšie dokumenty. Smernice však nemusia byť nutným strašiakom.
Napríklad také účtovné smernice. Predstavte si, že potrebujete zaúčtovať prípad, s ktorým sa bežne nestretávate. Pôjdete otravovať spolupracovníkov? Raz, možno dvakrát áno. Niekedy si však ani maličkosť nevieme zapamätať aj napriek tomu, že nám to dotyčný už párkrát vysvetlil. Každému sa raz za čas stane, že spraví chyby. Nikto nie je neomylný a svoje chyby sa snažíme okamžite napraviť. Avšak niekedy nevieme ako. Predstavte si, že by ste mali k dispozícii dokument, v ktorom by to bolo všetko pekne krok po kroku vysvetlené.
Keď som prišla do jednej firmy vykonávať audit, niektorí zamestnanci si zrazu nevedeli spomenúť na všetky postupy a najmä na to, ako vlastne prebieha celý tento proces. Pomohli si teda internetom. Veľmi rýchlo však zistili, že vyhľadávače sú síce plné rôznych návodov, ale nie presne určené pre ich firmu. Ak by mali internú smernicu určenú pre vykonávanie auditov, jednoducho by si mohli prelistovať všetky dostupné informácie a mať tak istotu, že všetky kroky vykonajú správne.
A čo tak procesné smernice, personálne smernice, či administratívne smernice?
Smernice tiež môžu byť veľkým pomocníkom pri zaúčaní nováčikov. Noví kolegovia sa pri príchode do firmy potrebujú sústrediť na obrovské množstvo informácií, pričom väčšinu z nich aj tak zabudnú a až časom sa prispôsobia všetkým podmienkam. Pre jednoduchšie zaučenie nováčikov sú smernice ako stvorené. Nemusia obťažovať najbližších kolegov s jednoduchými otázkami, ktoré si vedia šikovne nájsť aj sami.
Ak si predstavíme podnik o väčšom počte zamestnancov, oddelení, či dokonca výrobných postupov, tak každý zamestnanec takýto dokument určite ocení. Treba si uvedomiť, čo je cieľom smernice. Odľahčeným spôsobom by sme mohli povedať, že SMERnica udáva SMER, ktorým sa uberať pri tej či onakej činnosti. Naviguje vás, kedy a čo a najmä za akých okolností, máte urobiť. Viete v nej nájsť odpovede na otázky typu:
- Komu má dať tento dokument na podpis?
- Kto má aké oprávnenia na schvaľovanie?
- Ako často sa schvaľuje?
- Ako rýchlo treba zareagovať na poštu?
- Mám právo aj ja podpísať odoslanú poštu?
- Komu mám dať moju časť výroby? Kto mi k tomu podpíše preberací protokol? A v akej forme má byť tento dokument?
- U koho si mám žiadať dovolenku a akou formou? Emailom? Papierovou žiadankou?
- Na aké benefity mám nárok a za akých podmienok?
- Môžem požiadať o zálohu na mzdu? Ak áno, za akých podmienok a za kým mám ísť?
- Môžem uhradiť faktúry? Akým spôsobom? Kedy?
- Môžem akémukoľvek zamestnancovi preplatiť bločky v hotovosti?
- Akú výšku gastrolístkov máme, koľko z toho platí firma a koľko ja?
- Kto určuje vo firme, od koho môžeme objednávať materiál/tovar?
- Aká je minimálna marža, s ktorou môžem predávať naše výrobky?
- Môžem použiť telefón či počítač občas aj na súkromné účely?
- Aká je náplň práce a zodpovednosti každej pracovnej pozície vo firme?
Toto a ďalšie stovky otázok viete mať ihneď zodpovedané, ak máte v podniku vypracované smernice. Áno, častokrát si ľudia predstavia, že sa bavíme o účtovných smerniciach. Ale to je len časť smerníc. Každé oddelenie by malo mať svoje smernice. Potom niet pochýb o tom, či urobím alebo neurobím chybu. Ak ju aj urobím, viem ako ju napraviť. Každopádne sa ale vďaka smerniciam chybovosť výrazným spôsobom znižuje. Následne pri digitalizácii a elektronizácií jednotlivých činností vieme taktiež „presne“ zadefinovať postupy a vďaka smerniciam ich zapracovať do elektronických systémov a zjednodušiť si tak každodenný pracovný život.
Smernice tak nemusia byť nutným strašiakom všetkých zamestnancov. Kvalitne a najmä jednoducho napísaná smernica môže zodpovedať na rôzne otázky a odľahčiť denno-dennú komunikáciu.
