„Čo je základom optimalizácie?“ To je otázka, ktorú dostávam v poslednom období dosť často. Mnohí si pod týmto pojmom predstavujú, že sa pozrieme na účtovné výkazy, v priebehu pár minút vyhodnotíme čísla a povieme, v ktorých položkách nákladov treba šetriť. Bohužiaľ, skutočnosť je výrazne iná. Ak by to bolo také jednoduché, nemuseli by sa investovať prostriedky do optimalizačných procesov a najmä, samotné kroky optimalizácie by boli zázračne rýchlo vyriešené. V skutočnosti je proces optimalizácie náročný, ktorý sa skladá z niekoľkých základných krokov, ktoré majú logickú nadväznosť. Ak kedykoľvek hovoríme o procesoch, hovoríme o dlhodobom nastavení a teda o výsledkoch, ktoré vidíme podstatne neskôr, ako dôsledok pozitívne nastavených zmien v samotných procesoch.
Poďme teda po poriadku. Najprv si treba vyhodnotiť, kde sa firma nachádza, či dosahuje svoje ciele, respektíve či sú tieto ciele dosiahnuteľné za daných okolností vo firme a povedať si otvorene, aké sú plánované ciele spoločnosti. Ak ciele, ktoré sme si stanovili nedosahujeme, stagnujeme, prípadne sa dostávame do poklesu výkonnosti firmy, najprv je potrebné zanalyzovať a vyhodnotiť dôvod takéhoto stavu a až následne sa môžu stanoviť reálne nové ciele. Ak sa tieto nedostatky analyzujú správne, čo je prvá náročná časť optimalizácie, pripravíme program samotnej optimalizácie, ktorý pozostáva často krát z viacerých krokov. A tým sa dostávame do druhej náročnej časti optimalizácie, ktorou je samotná implementácia. Nebudeme si klamať, ľudia nemajú radi zmeny. A tu treba tieto zmeny nastaviť tak, aby boli akceptované s cieľom dosiahnutia stanovených cieľov.
Základná chyba mnohých dnešných manažérov je, že akonáhle nedosahujú stanovené finančné ciele, začnú „sekať“ personálne náklady. Neanalyzujú hlbšie dôvody. Volia ihneď jednoduchšiu cestu, ktorou je zníženie počtu zamestnancov, čo v jednom momente síce môže znamenať úsporu nákladov, ale nemusí to znamenať riešenie problému firmy. Predsa existujú aj firmy, ktoré zbohatli práve počas krízy a práve vtedy sa im podarilo prijať ďalších zamestnancov. Tak prečo si mnohí manažéri myslia, že toto automaticky rieši ich problém? Negatíva takéhoto kroku môžu mať zásadné dôsledky na ďalší negatívny vývoj firmy. Ľudia začnú pracovať za viacerých, vzniká tlak na ľudí, výpovede, krízové stavy.
Takže? Ak sa vrátime k úvodnej otázke „čo je základom optimalizácie“, zhrnula by som to takto: základom je analýza firmy, identifikácia zdravého jadra, stanovenie reálnych cieľov a neustála analýza, implementácia a kontrola. Mnohé firmy si po dosiahnutí zlepšenia odfúknu, ako to zvládli a opäť sa snažia nabehnúť to nových koľají po tej istej trase. Ale optimalizácia nie je jednorazový proces. Optimalizácia môže pozostávať aj v drobných krokoch, ale v neustálom procese. To znamená…ak riešite optimalizáciu neskoro, je to ako keď zachraňujete zvädnutý kvet, ale ak sa snažíte optimalizovať neustále v malých procesných krokoch, je to ako keď sa staráte o pekné rozkvitnuté kvety, aby nezvädli.
