Spoločnosti zaoberajúce sa službami, či výrobou, sa často krát slepo orientujú iba na optimalizáciu vo výrobe ako takej. Pretože, ako hovoria, to ich živí. Administratíva je len niečo, čo im priťažuje, niečo ako nutné zlo. Samozrejme, v určitej miere sa stotožňujem s pojmom „nutné zlo“, najmä ak ide skutočne o náročné byrokratické administratívne úkony, ktoré právny systém požaduje, a niekedy bývajú natoľko komplikované, že treba k tomu najať ďalšieho človeka, prípadne si službu outsourcovať, čo si vyžaduje ďalšie náklady.
Ale je to práve administratíva, ktorá zabezpečuje všetky povolenia pre výrobu. Je to administratíva, ktorá zabezpečuje nákup vstupov. Administratíva zabezpečuje vyúčtovania výrobných výstupov, zhodnotenie výsledkov výroby či celej firmy. Je to administratíva, ktorá zabezpečuje všetky kroky personalistiky. A taktiež je to administratíva, ktorá zabezpečuje vôbec chod jednotlivých čiastkových informácií, jednotlivé procesy v systémoch IT.
Čiže, ak chceme nájsť výsledky na optimálnejšiu výrobu, či plánovať optimálnejšie výsledky firmy, potrebujete v každom kroku administratívu. Preto vidím túto oblasť ako kľúčovú vstupnú bránu k optimalizácii.
Skúste pri vstupe do firmy pozorovať každý jeden krok, potom ako vkročíte do vnútra. Zamysleli ste sa niekedy nad tým, prečo určitú činnosť robíte práve tak ako ju robíte? Kto nastavil jej proces týmto spôsobom? Malo to niečo vylepšiť? Nie je táto metóda pre naše potreby už zastaralá? Nedalo by sa to rýchlejšie / presnejšie / efektívnejšie? Napríklad banálna vec, ako je dochádzková kniha. Áno, aj dnes existujú ešte podniky, kde sa zamestnanci zapisujú pri príchode a odchode. Ak si položíme tie isté otázky, prídeme k záveru, že síce si plníme svoju povinnosť zamestnávateľa evidovať odpracované hodiny zamestnanca, ale príliš neefektívnou a zastaralou metódou, ktorá je aj finančne náročná, ak zoberieme do úvahy následné spracovávanie takýchto dochádzok personalistami. Tí to budú buď prepisovať do svojej programovej evidencie, alebo to ručne sčítavať. Ad 1, rastie riziko chybovosti, ad 2, časová náročnosť sa premieta do vyššieho finančného nákladu a vyťaženosti ľudí neefektívnou prácou. Prečo som zvolila práve tento príklad? Pre jednoduchú predstavivosť. Podobne si môžeme klásť otázky pri ktorejkoľvek ďalšej činnosti administratívy. Čo také fakturantky? Dostávajú poklady na fakturáciu v papierovej forme, v akom časovom oneskorení od vystavenia napríklad dodacieho listu? Schvaľujú sa následne faktúry elektronicky, alebo sa čaká, kým kompetentná osoba príde do kancelárie a fyzicky doklad podpíše? Záver z týchto otázok opäť môže viesť k tomu, že robí podnik síce procesne správne, ale nie efektívne. Je tu priestor na optimalizáciu procesu, práce, času a nákladov.
Nesnažím sa zdôrazniť, že elektronizáciou sa procesy automaticky zjednodušia a odstránia sa riziká chýb. Aj tam, kde už sú zapracované moderné technológie, sú možnosti na optimalizáciu.
U jedného klienta sme sa stretli s tým, že hoci mali špičkové najmodernejšie programy takmer na všetky čiastkové činnosti podniku, no na druhej strane, mali v podniku pri počte rádovo 30 ľudí asi 15 manažérov. Tento počet manažérov pri tak malom počte zamestnancov spôsobil absolútny chaos a časové čierne diery pri schvaľovaní jednotlivých dokumentov. Náročná organizačná štruktúra v tak malom podniku viedla k tomu, že i napriek moderným technológiám nebol podnik schopný efektívne fungovať. Okrem toho nefungoval komunikačný proces. Ak skĺbime tieto dve chyby, vieme, že sa rútili do záhuby.
Týmto istým spôsobom by som mohla pokračovať cez personalistiku, zber a vyhodnocovanie informácií, definície zodpovedností, stanovenie kompetencií až po systémové nastavenie komunikačných procesov.
Treba jednotlivé činnosti a postupy sledovať, klásť si otázky a zamerať sa na cieľ, ktorý chceme dosiahnuť. Často krát sa sústredíme iba na veľké ciele, na čerešničky na torte, ale nie na suroviny, z ktorých to je. A práve tu nám mnoho krát uteká aj more peňazí zbytočne preč.
Výroba, či služba síce podnik živí, ale bez podporných mechanizmov administratívy, ktoré zabezpečujú jej správny chod, to nedokáže.
