Implementácia nového účtovného programu znamená celkovú zmenu doterajších postupov, na aké ste zvyknutí. Môže však predstavovať aj zjednodušenie celého účtovania, čo vám koniec koncov prinesie len výhody. Ako sa na ňu postupne pripraviť tak, aby bola úspešná implementácia a samotná zmena programu?
Po identifikácii potreby nového účtovného programu je potrebné:
- identifikovať dôvod, pre ktorý chceme zmeniť program,
- stanoviť si cieľ, ktorý chceme dosiahnuť,
- analýza možností dodávateľov či vývoja programu na trhu,
- identifikácia možností personálneho zabezpečenia výberu dodávateľa,
- identifikácia možností personálneho zabezpečenie samotného procesu implementácie,
- stanoviť si tím kompetentných, ktorí musia byť z prostredia užívateľov programu,
- stanoviť si hlavného koordinátora implementácie,
- komunikácia a informovanosť tímu voči budúcim užívateľom programu.
Už len tu vidíme 8 základných bodov, ktoré nesmieme opomenúť k tomu, aby bola implementácia úspešná. Poďme si ich presnejšie vysvetliť.
1. Dôvod
Ak chceme doma vymeniť sedačku, máme na to dôvod. Buď je už vysedená, ošúchaná, nepohodlná, alebo je poškodená tak, že oprava by bola už zbytočne nákladná a tak je jednoduchšie ju vymeniť za novú. Krajšiu, čistú, nevŕzgavú, dokonca sa dajú sklápať opierky a ešte má aj ďalšie možnosti navyše v porovnaní s tou starou.
A podobne je to so softvérom. Aký máme dôvod na zmenu? Ak vieme ten dôvod pomenovať, podľa toho budeme vedieť špecifikovať, čo hľadáme na trhu. Je program zastaralý a nedá sa prepojiť na iné programy, z ktorých by ťahal podporné dáta? Nevie robiť automatizované výstupy pre reporty? Alebo je dôvodom to, že každý podnik v našej skupine má iný program a my ho chceme zjednotiť a hneď ho tým pádom nastaviť tak, ako by sme ho chceli mať zvizualizovaný vo finálnom reporte?
Identifikujte presný dôvod potreby tejto zmeny a následne spolu s bodom číslo 2 – ciele, získate základný podklad pre výber dodávateľa.
2. Ciele
Čo chcete touto zmenou dosiahnúť k tomu, aby ste boli efektívnejší ako doteraz? Čo by mal tento program spĺňať navyše okrem toho, čo máte teraz? Kam sa chcete v určitom časovom horizonte ako spoločnosť posunúť? A čo všetko k tomu budete potrebovať? Ďalšie programy? Prepojiť ich navzájom? Aké majú byť výstupy? Čo majú analyzovať?
Bod 1 a bod 2 nevyriešite jedným meetingom s účtovníčkou. Účtovný program nie je len pre účtovníka. Je to balík, v ktorom síce účtovník účtuje, ale zaúčtuje to, čo mu dáte. Kontrolór vie dáta skontrolovať, či sú v poriadku zaúčtovane, odreportované. Manažment na základe týchto dát sleduje reporty, vyhodnocuje dáta a prijíma na základe nich rozhodnutia. Čiže s dátami z jedného programu pracuje aj manažment, aj sklad, aj účtovníci. Preto už od počiatku, od prvej fázy je potrebné, aby svoj názor, svoje myšlienky a nápady, boli vypočuté aj zo strany týchto zamestnancov alebo ich vedúcich zástupcov.
3. Analýza dodávateľov/vývoja
Ak už vieme povedať, čo chceme, vieme tak povedať, či chceme „krabicový“ softvér, či chceme nadnárodný, na mieru upravený softvér alebo chceme vlastný vývoj. Podľa toho vieme, či chceme osloviť priamo dodávateľov softvéru alebo vývojárov. Prípadne môžeme osloviť špecializované firmy, ktoré nám v tejto problematike vedia poriadiť a usmerniť nás, ktorou cestou by sme sa mali vybrať a prečo. A tiež nám vedia ušetriť čas a energiu a urobiť samotný výber podľa našich kritérií za nás.
4. Personálne zabezpečenie výberu dodávateľa
Ak si vieme v bode 3 pomôcť sami, tak si interne vieme aj rozhodnúť, ktorý softvér, respektíve ktorého dodávateľa si zvolíme. Ak ale zrovna nie sme v tejto oblasti skúsení, asi to necháme na externého profíka. Ten urobí za nás prieskum trhu. Na našej strane si už len vypočujeme odporúčania a minimálne za účasti manažmentu a vedúceho finančného oddelenia vieme dať zodpovedajúce rozhodnutie externému poradcovi.
5. Personálne zabezpečenie procesu implementácie a 6. Stanovenie tímu
Tomuto bodu treba venovať obzvlášť pozornosť. Chyba v tejto časti sa bude ťahať až do finálneho záveru projektu. Čo to znamená? Predstavte si, že už máte zadefinované čo chcete, od koho to chcete a teraz sa treba pustiť do práce. Dodávateľ softvéru vám dodá softvér, ale nie dáta. Musíte mu ich dať, aby vám program nastavil podľa vašich potrieb. Vývojár vám program pripraví presne na želanie, ale všetky želania mu musíte spísať ako recept. Kto to má urobiť. Vy. Váš tím ľudí. Preto, keď s programom pracujú viaceré oddelenia, tak sa k nemu viacerí musia vyjadrovať z pohľadu dát. Preto treba stanoviť tím zodpovedných ľudí, ktorí budú kompetentní poskytovať dáta vo forme, v akej si ich dodávateľ programu požaduje. A to, že sú kompetentní znamená aj to, že za to nesú aj zodpovednosť. Korektnosť dát je prvoradá. Ak poskytnete nesprávne dáta, aj výstupy budú nesprávne. Preto voľte tím ľudí skutočne zodpovedne.
Zjednodušene vysvetlené: ak vás pošle šéf kúpiť novú sedačku, ktorá má byť 4 miestna, rohová a červená, vy ju kúpite a myslíte si, že je presne taká akú chcel. No keď vám bude nadávať, že to nie je taká, akú chcel, lebo nemá nastaviteľné opierky na hlavu, výšku sedáku o 10cm nižšie a nie je rozkladacia, koho je to chyba? Hmmm.
7. Koordinátor
Kto by mal byť koordinátorom na takomto projekte? A načo vlastne potrebujeme koordinátora? Koordinátor je hlavný komunikátor medzi všetkými zúčastnenými a dodávateľom. Je ten, ktorý usmerňuje proces tak, aby všetky ciele a požiadavky boli splnené, aby sledoval termíny, odovzdávanie dát, spôsob spracovávania dát. Je to človek, ktorý má pod palcom projekt na strane objednávateľa, aby sa nesprávnou cestou komunikácie nestrácali dáta a aby prostredníctvom neho plynuli dáta v správnej forme.
8. Komunikácia s informovanosť
Cieľom zmeny programu môže byť zefektívnenie účtovania jednotlivých prípadov, sprehľadnenie reportov alebo šetrenie času zamestnancov, ktorý môžu venovať na dôležitejšie úlohy. Nech už je dôvod akýkoľvek, túto zásadnú zmenu musíte včasne vysvetliť všetkým zamestnancom. Nie všetci totiž majú radi náhle a zásadné zmeny. Zmena účtovného programu ovplyvní celú ich prácu.
V prvom rade ich uistite, že v žiadnom prípade neprídu o svoje pracovné miesto. Zamestnanci môžu nadobudnúť pocit, že nový program bude zvládať niekoľko vecí automatizovane. Tým pádom im vezme veľkú časť práce a tak sa stanú nepotrebnými pre firmu. Je na mieste ich uistiť, že aj napriek novým funkciám programu, ktoré zjednodušia a urýchlia celkovú prácu, budú mať dostatok úloh.
Odprezentujte im všetky pozitíva, ktoré nový účtovný program prinesie. Odprezentujte im všetko, čo prinesie radosť do ich pracovného života. Už žiadne časté mrznutie, nedostatočné údaje v reportoch či chýbajúce online úložisko s okamžitým prístupom odkiaľkoľvek.
Zamestnanci účtovného či ekonomického oddelenia musia denne vysvetľovať informácie vyplývajúce z pravidelných reportov. Oboznámte ich s tým, že tento problém môžu hodiť za hlavu. Nový účtovný program vygeneruje prehľadné a jednoduché štatistiky, ktoré manažmentu uľahčia rozhodovanie.
Všetci vieme, že nový účtovný program prinesie do firmy hneď niekoľko citeľných pozitív, vďaka ktorým budú pracovné dni o niečo krajšie. Vopred premyslenými krokmi potrebujeme presvedčiť neveriacich Tomášov, ktorý ešte nemajú plnú dôveru v pripravovanú zmenu. Aj každá negatívna informácia vie byť podaná pozitívnou formou. A práve preto, že chceme vyvolať zmenu, treba ju predať zamestnancom včas, aby ju mohli spracovať a najmä odprezentovať im pozitíva takejto zmeny.