V dnešných turbulentných časoch dochádza k mnohým situáciám, ktoré výrazne ovplyvňujú stav a pôsobenie podnikov na trhu, či už zvonka alebo zvnútra podniku. Svetové diania majú vždy dopad na ekonomiku krajiny, či krajín sveta. Vezmime si napríklad finančnú krízu 2008, brexit, obchodná vojna medzi USA a Čínou, aktuálne COVID-19, energetická kríza atď. Všetky sa dotýkajú určitého podnikateľského prostredia.
V každej nastali situácie, kedy podniky, aby prežili, museli niečo „zmeniť“. Či už museli prejsť na formu e-shopu, alebo znížiť výrazne personálne náklady, či dokonca zmeniť druh výroby, toto všetko vyžaduje významnú silu plánovania takýchto zmien a ich odprezentovania tak, aby boli zmeny vnímané pozitívne, akceptované zúčastnenými, ktorí sa na nej budú podieľať, s cieľom udržať podnik v zdravej kondícii, či zabezpečiť stabilizáciu a rast podniku. Zmena je súčasťou optimalizácie, a tak je potrebné venovať procesu zmien dôležitú pozornosť.
Prezentovanie nových zmien vo firme si vyžaduje okrem kvalitnej prípravy plánu aj istú dávku sebavedomia a dobré komunikačné schopnosti, pretože ak sa prezentovanie zmien podcení, zamestnanci a kolegovia ich nemusia prijať tak, ako si predstavujete. Čo je vlastne vnímané ako zmena v podnikateľskom prostredí? Kedy zmeny komunikovať a akou metódou?
Čo predstavuje zmena vo firme?
Organizačná zmena predstavuje proces, prostredníctvom ktorého mení podnik prvky svojej stratégie či procesov, pomocou ktorých sa dosahujú jednotlivé ciele. Môže zahŕňať zmenu kultúry podniku, zaužívaných postupov či technológií, zmenu v organizačnej štruktúre a rôzne ďalšie.
V teoretickej rovine poznáme zmeny adaptačné a transformačné. Adaptačné zmeny sú malé, prírastkové zmeny, ktoré organizácia vykonáva v čase, kedy sú potrebné. Medzi ne patrí napríklad doladenie procesov. Transformačné zmeny predstavujú radikálne opatrenia, ktoré ovplyvnia budúci chod podnikania. Tieto zmeny sú vytvárané vo väčšine prípadov na základe podnetu z vonkajšieho prostredia, napríklad vzniku nového, silného konkurenta, či z dôvodu významných svetových udalostí, ako je uvedené v úvode.
Kedy je vhodný čas na oboznámenie zamestnancov s pripravovanou zmenou?
Zamestnancov je ideálne oboznámiť so zmenou až v tej chvíli, kedy presne viete, čo chceme zmeniť a ako bude zmena prebiehať. Netreba teda zamestnancov oboznamovať štýlom ,,Ferko pripravujeme nový systém, ale momentálne ešte netušíme, čo všetko na to bude potrebné a ani nevieme, kedy to vlastne bude hotové. Tak to prosím nešír ďalej.“ Ferkovi to môže byť jedno, avšak Anežke nie a keď Ferkovi pri obede vybehne, že sa chystá zmena, Anežka z toho môže byt frustrovaná a rozšíri to ďalej nesprávnym spôsobom a s neúplnou informáciou. Presne takto by sa zmeny nemali komunikovať.
Pripravte si jasný plán krokov, ktoré budú prebiehať. Je táto zmena v súlade s cieľmi podniku? Prinesie pozitívny vplyv na zamestnancov? Ak áno, posuňte sa na prípravu plánu komunikácie. Najideálnejšie je, ak ide komunikácia zmien priamo ,,zhora“. Manažéri sú zodpovední za tvorbu zmien a takisto je férové, ak podriadení počujú o zmene od nich ako prvých. Komunikáciu zmien si preto nechajte až na čas, kedy máte presne stanovené ciele zmeny, parametre a dopad zmien.
Viacmenej vo všetkých organizáciách sa stretávame s kritikou zo strany zamestnancov pri nastavovaní a zapracovaní akýchkoľvek zmien v procese firmy. Zmena je pre život občas potrebná, avšak aj tak ju všetci prvotne odmietajú. Ak chcete vytvoriť okolo zmeny pozitívny postoj, použite sendvičovú metódu. Táto metóda je ideálna pri komunikácii spätnej väzby, ale i pri komunikácii zmien. Je to optimálny spôsob na prijatie informácie, ktorú často niekto berie ako negatívnu, tak, aby bola pochopená pozitívne. Dve časti sendviča predstavujú pozitívne informácie a medzi ne je vložená tá, ktorú protistrana vníma ako negatívnu. Ak negatívnu informáciu vložíme medzi dve pozitívne informácie, sila týchto pozitívnych informácií je výrazne väčšia a ľudia ju tak vedia akceptovať oveľa ochotnejšie. Zvoliť efektívnu sendvičovú metódu, vďaka ktorej zamestnancom vysvetlíte pozitívne i negatívne zmeny tak, aby ich prirodzene prijali, je skvelé riešenie, ktoré je často krát vnímané ako najúspešnejšia forma predkladania zmien. Najskôr svojim zamestnancom poďakujte za ich odvedenú prácu. Pochváľte ich napríklad za včas odovzdané úlohy či jednoducho ich lojalitu. Potom odprezentujte novú zmenu. Pravdepodobne dostanete spŕšku nepokojných pohľadov, avšak nenechajte sa odradiť. Položte im niekoľko otázok o tom, čo im na súčasnom postupe plnenia úloh prekáža. Vysvetlite im, že vďaka novej zmene môžu jednu časť z procesu úplne odstrániť. Čo sú budúce pozitíva vyplývajúce z tejto zmeny a nie len pre firmu, ale jednotlivo voči zamestnancom, ktorých sa to týka. Zmenili sa pohľady? Pravdepodobne áno. Na základe sendvičovej metódy môžete vo svojich zamestnancoch vzbudiť dojem, že táto zmena im skutočne pomôže pri každodennej rutine. Obdobne sa táto metóda dá použiť aj pri predkladaní zmien typu nutného zníženia nákladov v podniku, alebo v prípade zníženia počtu prevádzok, zmeny výrobného procesu a rôznych ďalších.
Prezentácia nových zmien vo firme je náročnou časťou prípravy tvorby zmien, pretože iba veľmi malé percento ľudí má rado nové zmeny a spôsoby práce. Nikto sa nenarodil s dokonalými komunikačnými zručnosťami, a preto je potrebná včasná príprava. V samotnom procese zmeny ako takej, zamestnanci vždy ocenia, ak sú súčasťou „tímu“, ak sa môžu podieľať na návrhoch a nápadoch pre vylepšenie a optimalizovanie podniku. Dajte im priestor. Už tu sa stávajú sami predkladateľmi „zmeny“, už tu sú súčasťou procesu, ktorý začnú vnímať pozitívne. A len s pozitívnym prístupom a pozitívnym pochopením je možné zapracovať zmenu s pozitívnym výsledkom.
Autor fotky: Kampus Production na Pexels
